Belegeingang

Belege sammeln, abheften, scannen/speichern

Grundsätzlich verwendet leistungsabrechnungen.org das papiergebundene Ordnungssystem, um alle Belege (wie z.B. Arztrechnungen, Rezepte, Medikamente, Hilfsmittel, Verordnungen, Kostenvoranschläge, usw.) die noch auf dem Postweg zum Beihilfeberechtigten gelangen strukturiert zu sammeln und abzuheften.
Da immer mehr privatärztliche Verrechnungsstellen und Ärzte ihre Belege auch über Internetportale digital zur Verfügung stellen, bietet leistungsabrechnungen.org darüber hinaus ein digitales Ordnungssystem (Windows-Ordner als Ordnungssystem) über das „Toolkit“ an.

Belege sammeln

In beiden Ordnungssysteme (papiergebundenes Ordnungssystem & digitales Ordnungssystem) werden alle Belege Monat für Monat gesammelt:

Im papiergebundenen Ordnungssystem dienen die ersten zwölf Registerlaschen den Monaten Januar bis Dezember (1 = Januar, 2 = Februar, 3 = März, usw.)
Im digitalen Ordnungssystem, dem „Toolkit“ sind die Windows-Ordner – analog zum papiergebundenen Ordnungssystem auch durchnummeriert (01 = Januar, 02 = Februar, 03 = März, usw.).
Alle anderen Belege wie z.B. Kostenvoranschläge, Korrespondenz mit Beihilfestelle oder PKV können ebenfalls strukturiert im papiergebundenen Ordnersystem (Registerlaschen 13 – 31, bitte im Inhaltsverzeichnis eintragen) oder im digitalen Ordnungssystem (Windows-Ordner 13-31, bitte Ordner umbenennen z.B. 13_Korrespondenz Beihilfe) gespeichert werden.

Somit können sowohl Papierbelege im papiergebundenen Ordnungssystem als auch digitale Belege im „Toolkit“ gesammelt und abgeheftet bzw. monatsweise digital gespeichert werden. Die Dateien im digitalen Ordnungssystem werden mit folgender Syntax gespeichert: „Beleg01.pdf“, Beleg02.pdf, Beleg03.pdf, usw.).

Belege in Excel-Arbeitsmappe erfassen

Jetzt kommt erstmalig das Excel-Tool zum Einsatz. Pro Beleg werden die Mindestinformationen (Rechnungssteller, Person, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Bemessungssatz Beihilfe und Zahlungsziel) eingetragen. Nach Eingabe des Rechnungsbetrages und des Bemessungssatz Beihilfe errechnen sich die Höhe der prognostizierten Erstattungen von Beihilfe und PKV.

Erst in einem nächsten Schritt erstattet die Beihilfestelle bzw. die Versicherung die Kosten. Deshalb sammel erst einmal auch diese Rezept-Belege. Bei stationären Krankenhausaufenthalten kann eine direkte Abrechnung zwischen dem Krankenhaus und der Privaten Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle vereinbart werden. Darüber hinaus können Kostenvoranschläge zur Prüfung der Kostenübernahme eingereicht werden, die es ebenfalls zu sammeln und zu strukturieren gilt.

Belegeingang – Arztrechnungen prüfen

Wichtig im Prozess-Schritt „Belegeingang“ ist die Prüfung der in Anspruch genommenen Leistungen auf Richtigkeit und Plausibilität. Der Arzt stellt die Rechnung auf der Basis der offiziellen Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) oder der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) aus.

Du solltest die Rechnungen kontrollieren, um zu prüfen, ob die in Rechnung gestellten Leistungen auch bezogen wurden.
Prüfe in jedem Fall auch einen gegebenenfalls vereinbarten Selbstbehalt oder einen vereinbarten Mindesteigenkostenanteil als Bonus für eine gegebenenfalls mit der PKV vereinbarte Beitragsrückerstattung.
Der Verband der Privaten Krankenversicherung e.V. (https://www.pkv.de) bietet einen kostenlosen Service zur Rechnungsprüfung an. Sie können über die folgende Internetadresse Ihre Rechnung hochladen und prüfen lassen: https://www.derprivatpatient.de/arzt/arztrechnung_pruefen.